Табель и расчёт зарплаты в Excel: пошаговая инструкция для малого бизнеса

23.03.2026

Если у вас есть сотрудники, вам нужно вести табель учёта рабочего времени и считать зарплату. И если вы делаете это в Excel (а не в дорогом ПО), эта статья для вас.

Здесь мы разберёмся, как считать зарплату по российскому законодательству: НДФЛ 13%, страховые взносы 30%, отпуска, больничные, переработки. Всё с формулами, которые вы можете скопировать и использовать.

Что такое табель

Табель — это документ, в котором отмечаются рабочие дни и выходные для каждого сотрудника. В табеле должны быть отмечены:

Я (Явился) — рабочий день
В (Выходной) — выходной день
ОТ (Отпуск) — отпуск
Б (Больничный) — больничный лист
ПР (Прогул) — прогул без уважительной причины

В малом бизнесе обычно просто считают отработанные часы в день и суммируют.

Структура расчётного листа в Excel

Создадим таблицу для одного сотрудника на месяц:

Сотрудник: Иван Петров

Должность: Менеджер по продажам

Оклад: 60 000 ₽

Затем табель на месяц март 2025 (21 рабочий день, 9 выходных):

01.03 | Сб | В | 0 | 0 | 0

02.03 | Вс | В | 0 | 0 | 0

03.03 | Пн | Я | 8 | 0 | 0

04.03 | Вт | Я | 8 | 0 | 0

05.03 | Ср | Я | 8 | 0 | 0

06.03 | Чт | Я | 8 | 0 | 0

07.03 | Пт | Я | 8 | 0 | 0

08.03 | Сб | В | 0 | 0 | 0

09.03 | Вс | В | 0 | 0 | 0

10.03 | Пн | Я | 8 | 0 | 0

11.03 | Вт | Я | 8 | 0 | 0

12.03 | Ср | Б | 8 | 0 | 8 | (БОЛЬНИЧНЫЙ)

13.03 | Чт | ОТ | 0 | 8 | 0 | (ОТПУСК)

14.03 | Пт | Я | 8 | 0 | 0

15.03 | Сб | В | 0 | 0 | 0

16.03 | Вс | В | 0 | 0 | 0

17.03 | Пн | Я | 8 | 0 | 0

18.03 | Вт | Я | 8 | 0 | 0

19.03 | Ср | Я | 8 | 0 | 0

20.03 | Чт | Я | 8 | 0 | 0

21.03 | Пт | Я | 8 | 0 | 0

22.03 | Сб | В | 0 | 0 | 0

23.03 | Вс | В | 0 | 0 | 0

24.03 | Пн | Я | 10 | 0 | 0 | (ПЕРЕРАБОТКА)

25.03 | Вт | Я | 8 | 0 | 0

26.03 | Ср | Я | 8 | 0 | 0

27.03 | Чт | Я | 8 | 0 | 0

28.03 | Пт | Я | 8 | 0 | 0

29.03 | Сб | В | 0 | 0 | 0

30.03 | Вс | В | 0 | 0 | 0

31.03 | Пн | Я | 8 | 0 | 0

Итого в этом месяце:

Отработано дней: 19 дней (152 часа)
Отпуск: 1 день (8 часов)
Больничный: 1 день (8 часов)
Переработка: 2 часа сверх нормы

Русский МРОТ и нормальное время

На март 2025 МРОТ в России 19 242 рублей. Нормальная длительность рабочего времени для работника в месяц:

Количество дней * 8 часов = норма часов в месяц

Если в месяце 21 рабочий день (исключая выходные и праздники), норма = 168 часов.

Проверяем: в нашем примере отработано 152 часа. Плюс 8 часов больничного (оплачивается) и 8 часов отпуска (оплачивается) = 168 часов. Прекрасно, норма соблюдена.

Расчёт оклада в день

Оклад Ивана 60 000 рублей в месяц. Сколько он получит за день?

Способ 1: По факту отработанных дней

Дневная ставка = Оклад / Рабочие дни в месяце

60000 / 21 = 2857.14 ₽ в день

Способ 2: По среднему (универсальный)

Дневная ставка = Оклад * 12 месяцев / 365 дней

60000 * 12 / 365 = 1972.6 ₽ в день

Используем способ 1 (по рабочим дням), он справедливее.

Расчёт часовой ставки

Часовая ставка = Дневная ставка / 8 часов

2857.14 / 8 = 357.14 ₽ в час

Зарплата к выплате: основной расчёт

Теперь считаем, что получится к выплате:

Оклад за месяц: 60 000 ₽

+ Переработка: 2 часа 357.14 1.5 = 1071.42 ₽

= Начисленная зарплата: 61 071.42 ₽

Переработка в России оплачивается в полтора раза дороже (1.5x).

Если сотрудник болел или был в отпуске, оклад не уменьшается (это явно сказано в ТК РФ). Больничный и отпуск считаются как отработанные дни.

НДФЛ: налог на доходы физических лиц

В России стандартная ставка НДФЛ 13% от заработка. Это вычитается из зарплаты перед выплатой сотруднику.

НДФЛ = Начисленная зарплата * 13%

61071.42 * 0.13 = 7939.28 ₽

Но есть исключения и льготы:

Если зарплата ниже МРОТ (19 242 ₽), НДФЛ считается от МРОТ
Есть вычеты (стандартные, имущественные, социальные), которые уменьшают налоговую базу

Для простоты в нашем примере используем 13%.

Зарплата к выплате на руки

Зарплата на руки = Начисленная зарплата - НДФЛ

61071.42 - 7939.28 = 53 132.14 ₽

Вот что получит сотрудник на карточку.

Страховые взносы: расходы работодателя

Отдельно от зарплаты работодатель платит страховые взносы. Это деньги, которые идут в ПФР (пенсия), ФМС (медицина) и ФСС (соцстраховка).

Общая ставка страховых взносов в 2025: 30% от зарплаты.

Разбивка:

Пенсионный фонд (ПФР): 22%
Фонд медицинского страхования (ФОМС): 5.1%
Фонд социального страхования (ФСС): 2.9%

Страховые взносы = Начисленная зарплата * 30%

61071.42 * 0.30 = 18 321.43 ₽

Это деньги, которые работодатель платит помимо зарплаты. Для компании это расход, для сотрудника это льготы (пенсия, медицина).

Полная стоимость сотрудника для работодателя

Зарплата на руки: 53 132.14 ₽

+ Страховые взносы: 18 321.43 ₽

+ НДФЛ (работодатель не платит, но это налог на его доход): 7939.28 ₽

= ИТОГО расход компании: 79 392.85 ₽

Если вы платите сотруднику 60 000 оклада, реальный расход компании ~79 400. Это важно при расчёте себестоимости и прибыльности.

Формулы в Excel

Создадим структуру расчётного листа. Ввожу основные данные:

Ячейка A1: Сотрудник

B1: = "Иван Петров"

A2: Должность

B2: = "Менеджер"

A3: Оклад

B3: = 60000

A5: Рабочие дни в месяце

B5: = 21

A6: Часовая ставка

B6: = B3 / (B5 * 8)

A8: Отработано часов

B8: = SUMIF(Лист_табель!$H$2:$H$32,">0",Лист_табель!$H$2:$H$32)

Далее в отдельной ячейке:

A10: Начислено за переработку

B10: = MAX(0, (B8 - 168)) B6 1.5

Это условие: если часов больше 168 (норма), считаем переработку в 1.5x ставку. Если равно или меньше 168, переработки нет (MAX(0, ...)).

A12: Начисленная зарплата

B12: = B3 + B10

A13: НДФЛ 13%

B13: = B12 * 0.13

A14: К выплате на руки

B14: = B12 - B13

A16: Страховые взносы 30%

B16: = B12 * 0.30

A17: ПОЛНАЯ СТОИМОСТЬ для компании

B17: = B14 + B13 + B16

Последняя формула показывает реальный расход компании на этого сотрудника.

Табель в Google Sheets с валидацией

Для табеля удобнее создать отдельный лист с выпадающим меню. Сотрудник или руководитель отмечает статус: "Я", "В", "ОТ", "Б".

Используем Data Validation:

Выделяем столбец "Статус" (C2:C32)
Data > Validation > Criteria > List > вводим: "Я, В, ОТ, Б"
Теперь в каждой ячейке выпадающее меню

Формула для подсчёта часов на основе статуса:

Если статус "Я" и это будний день: 8 часов

Если статус "В": 0 часов

Если статус "ОТ" или "Б": 8 часов (оплачивается как отработанные)

`excel

H2: =IF(OR(C2="ОТ",C2="Б"),8,IF(AND(C2="Я",NOT(WEEKDAY(A2,2)>5)),8,IF(C2="Я",8,0)))

Формула проверяет:

Если отпуск или больничный — 8 часов
Если явился и это будний день — 8 часов
Если явился и это выходной — 8 часов (переработка)
Иначе — 0 часов

Переработки и доплаты

Переработка в России учитывается как:

За первые 2 часа в день: доплата 50% от часовой ставки
За часы свыше 2 в день: доплата 100%

Но в большинстве случаев компании упрощают и платят 1.5x за все переработки. Или дают компенсацию временем (дополнительные выходные).

Переработка = Отработано часов - Норма часов

Доплата = Переработка Часовая ставка 1.5

Отпуск и оплата отпуска

Отпуск в России — 28 календарных дней в год для стандартной работы. Это ~23 рабочих дня.

Если сотрудник берёт отпуск на неделю (5 дней), ему платят как за отработанные дни:

Оплата отпуска = Среднедневной заработок * Дни отпуска

Среднедневной заработок считается как сумма зарплаты за последние 3 месяца / 90.

Для простоты в нашем примере считаем, что оплата отпуска = оклад / 21 рабочий день * дни отпуска.

`excel

Оплата отпуска = B3 / B5 * (Дни отпуска из табеля)

Больничный лист

Больничный оплачивается по правилам ФСС:

Первые 3 дня: работодатель платит (60% от среднего заработка)
Со 2-го дня: ФСС платит (обычно 80% от среднего заработка)

Но в большинстве компаний малого бизнеса больничный просто считается как отработанный день (100% оклада). Это проще и справедливей.

Оплата больничного = Оклад / 21 рабочий день * дни больничного

Но технически правильно:

Оплата больничного = Среднедневной заработок * 0.6 (работодатель) + 0.8 (ФСС)

Налог на прибыль и налоговая отчётность

Отдельно от зарплаты компания платит налог на прибыль (обычно 20%). Зарплата и страховые взносы вычитаются из прибыли, тем самым уменьшая налог:

Налоговая база = Выручка - Расходы (включая зарплату и взносы)

Налог на прибыль = Налоговая база * 20%

Поэтому зарплата и взносы — это не только расход на сотрудников, но и инструмент налоговой оптимизации.

Отчёты для налоговой и соцстраха

Каждый месяц компания обязана подавать:

2-НДФЛ (налоговая декларация по доходам сотрудников)
ПФР, ФСС, ФОМС (отчёты по страховым взносам)

Эти отчёты обычно готовят в бухгалтерском ПО, но Excel-расчёты помогут понять логику.

Пример полного расчёта в таблице

Создадим сводку по сотрудникам:

Сотрудник | Оклад | На руки | Взносы 30% | Расход компании

Иван | 60000 | 53132 | 18321 | 79453

Мария | 55000 | 48633 | 16500 | 73133

Петр | 50000 | 44186 | 15000 | 66814

Анна | 65000 | 57440 | 19500 | 84465

...

Итого: | 230000 | 203391 | 69321 | 303865

Так видно:

Реальная зарплатная ведомость (на руки): 203 391 ₽
Расходы компании на зарплату и взносы: 303 865 ₽

Автоматизация: когда переходить на ПО

Если в компании меньше 10 сотрудников, Excel справляется. Если больше 50 — стоит подумать о ПО (даже Яндекс.Касса с функцией расчёта зарплаты, или спецсервис типа "Мой учёт").

Признаки, когда Excel становится узким местом:

Нужно считать авансовые платежи (половина оклада в конце месяца)
Разные ставки для разных категорий сотрудников
Вычеты (алименты, кредиты) из зарплаты
Сложные системы премий и бонусов
Интеграция с кадровой системой

Частые ошибки

Ошибка 1: Забывают про страховые взносы

Зарплата 60 000 — не реальный расход компании. Реальный расход 60 000 * 1.3 = 78 000 (плюс налог на прибыль). Это нужно учитывать при расчёте себестоимости товара или услуги.

Ошибка 2: Платят зарплату со своей прибыли, минуя налоги

В России это называется "зарплата в конверте". Это незаконно и опасно. Компания теряет право на вычет расходов, сотрудник не получает страховых прав. При проверке налоговой оплачивают штрафы и пени.

Ошибка 3: Неправильно считают переработку

Переработка — это часы сверх 40 часов в неделю (или 168 часов в месяц при 5-дневной неделе). Но есть исключения: если сотрудник берёт отпуск в середине месяца, норма часов уменьшается. В Excel нужна правильная логика подсчёта.

Ошибка 4: Забывают про минимальный размер оплаты труда (МРОТ)

Зарплата не может быть ниже МРОТ за отработанные дни. Если сотрудник отработал все дни месяца (кроме болезни/отпуска), его зарплата должна быть не менее МРОТ.

Выводы

Excel — удобный инструмент для расчёта зарплаты в малом бизнесе. Главное:

Правильно вести табель (явка, отпуск, больничный)
Считать переработку отдельно
Помнить про НДФЛ 13% и страховые взносы 30%
Понимать, что реальный расход компании = зарплата + взносы

Используйте шаблоны, которые описаны выше. Адаптируйте под свою систему премий и бонусов. И помните: дешёвая зарплата — дешёвая работа. Платите справедливо, и сотрудники будут работать эффективно.