Учёт ИП в Excel: как вести бухгалтерию без бухгалтера

23.03.2026

Открыли ИП и теперь не знаете, как вести учёт? Мысль о том, что нужно нанимать бухгалтера — это хорошо, но не всегда возможно. К счастью, до определённого масштаба бизнеса (примерно 2-3 млн рублей в год) вы можете вести всё в Excel и ничего не потеряете.

В этом посте я покажу, как организовать учёт доходов, расходов, авансовых платежей и страховых взносов ИП в обычном Excel, чтобы налоги не стали неожиданностью в конце года.

Почему Excel, а не 1С или облачная бухгалтерия?

Облачные сервисы типа МойСклад, Яндекс.Касса, Контур.Бухгалтерия стоят деньги (от 500 до 5000 рублей в месяц) и требуют времени на изучение. Excel — это инструмент, который вы уже знаете. Он бесплатный. И в нём достаточно функциональности для ИП на УСН или общей системе до определённого объёма.

Когда нужна настоящая бухгалтерская программа? Когда:

Вы нанимаете сотрудников
Ваш оборот превышает 3 млн рублей в год
Вы работаете на основной системе налогообложения
Вам нужна интеграция с кассовым аппаратом

Если этого нет — начните с Excel.

Шаг 1: Выберите систему налогообложения (или найдите оптимальную)

Для ИП в России есть несколько вариантов. Две самые популярные:

УСН 6% (доходы)

Платите налог только от доходов, не от прибыли
6% от суммы, которая пришла на счёт
Авансовые платежи: по 1/3 налога в апреле, июле, октябре
Проще вести учёт (только доходы, никаких расходов)
Подходит для услуг, консультаций, торговли с малой наценкой

УСН 15% (доходы минус расходы)

Платите налог от прибыли (доход минус расходы)
15% от того, что осталось после вычета расходов
Авансовые платежи: по 1/4 налога ежеквартально
Более сложный учёт, но может дать выигрыш на расходах
Подходит для торговли, услуг с высокими расходами, производства

Пример: вы консультант, заработали в месяц 100 тысяч:

На УСН 6%: налог = 100 000 × 6% = 6 000 рублей в месяц
На УСН 15%: если расходы 30 000 (кофе с клиентами, электричество, ПО), то налог = (100 000 - 30 000) × 15% = 10 500 рублей в месяц

Здесь УСН 6% выгоднее. А вот если вы торговец с расходами 50 000:

На УСН 6%: налог = 100 000 × 6% = 6 000 рублей
На УСН 15%: налог = (100 000 - 50 000) × 15% = 7 500 рублей

Тоже выгоднее УСН 6%.

Совет: для большинства ИП на первом году УСН 6% проще и выгоднее. Переходите на 15% только если ваши расходы стабильно выше 50% от дохода.

Шаг 2: Структура таблицы в Excel

Создайте книгу с несколькими листами:

Лист "Доходы" — все приходы денег
Лист "Расходы" (если вы на УСН 15% или пока на основной системе)
Лист "Налоги" — расчёт авансовых платежей и итогового налога
Лист "Страховые взносы" — фиксированные взносы ИП
Лист "Квартальный отчёт" — сводка по итогам квартала

Лист "Доходы" — как заполнять

|------------|------------------------|-------|---------------------|----------|

| 05.01.2026 | Консультация | 5000 | ООО "Рога и копыта" | да |

| 07.01.2026 | Продажа курса | 3500 | Физ. лиц (10 чел) | да |

| 10.01.2026 | Фриланс-проект Upwork | 12000 | Иностранный клиент | нет |

| 15.01.2026 | Консультация | 4500 | ИП Соколов | да |

Почему "Оплачено"? Потому что для налогов учитываются доходы, полученные вами реально (по кассовому методу), а не начисленные. Если клиент обещал, но не заплатил — это не доход.

Формула для суммы доходов по месяцам:

В отдельной таблице создайте сводку:

| Месяц | Доходы |

|-----------|-----------------|

| Январь | =SUMIFS(Доходы!C:C, Доходы!A:A, ">=2026-01-01", Доходы!A:A, "<2026-02-01", Доходы!E:E, "да") |

| Февраль | =SUMIFS(Доходы!C:C, Доходы!A:A, ">=2026-02-01", Доходы!A:A, "<2026-03-01", Доходы!E:E, "да") |

| Март | =SUMIFS(Доходы!C:C, Доходы!A:A, ">=2026-03-01", Доходы!A:A, "<2026-04-01", Доходы!E:E, "да") |

Лист "Расходы" (если вы на УСН 15%)

|------------|---------------------|--------|---------------------------|----------|

| 05.01.2026 | Канцелярия и ОМ | 1200 | Тетради, ручки, бумага | Чек |

| 18.01.2026 | Профобразование | 5000 | Курс по продажам | Чек |

Важно: на УСН 15% учитываются только те расходы, которые:

Связаны с вашей деятельностью
Имеют документальное подтверждение (чек, счёт, акт)
Не входят в список запрещённых (зарплата себе, штрафы, налоги, подарки)

Формула для расходов по месяцам:

| Месяц | Расходы |

|---------|-------------------|

| Январь | =SUMIFS(Расходы!C:C, Расходы!A:A, ">=2026-01-01", Расходы!A:A, "<2026-02-01") |

| Февраль | =SUMIFS(Расходы!C:C, Расходы!A:A, ">=2026-02-01", Расходы!A:A, "<2026-03-01") |

Формула для базы налога (УСН 15%):

|---------|---------|---------|------------------|

| Январь | 25000 | 8000 | =25000-8000=17000|

| Февраль | 31000 | 9500 | =31000-9500=21500|

Шаг 3: Лист "Налоги" и авансовые платежи

Это самое важное. Вы должны знать, сколько ИП должна заплатить в налоговую в конце квартала.

УСН 6% (доходы)

Авансовые платежи платятся 3 раза в год:

До 25 апреля за квартал I (янв, фев, март)
До 25 июля за квартал II (апр, май, июнь)
До 25 октября за квартал III (июль, авг, сент)
До 30 декабря налоговая декларация и остаток налога за год

Минимальный налог — 1% от доходов (только если доход есть, а авансовых платежей не было, из-за чего налог вышел меньше 1%).

|--------|--------|--------|------------------|

| I кв | 85000 | 5100 | 5100 до 25.04 |

| II кв | 92000 | 5520 | 5520 до 25.07 |

| III кв | 78000 | 4680 | 4680 до 25.10 |

| IV кв | 88000 | 5280 | Итого за год 20580 |

| ИТОГО | 343000 | 20580 | уплачено 20580 |

Формула для авансового платежа за квартал I:

=SUMIF(Доходы!A:A, ">=2026-01-01", Доходы!C:C) * 6% / 3

Мы делим на 3, потому что авансовый платёж равен 1/3 от квартального налога.

УСН 15% (доходы минус расходы)

Авансовые платежи рассчитываются по прибыли нарастающим итогом:

|----------|---------|---------|---------|---------|------------------|

| I кв | 85000 | 22000 | 63000 | 9450 | 9450/4=2362.50 |

| I пол | 175000 | 45000 | 130000 | 19500 | 19500/4*2-2362.50=7337.50 |

| 9 мес | 256000 | 68000 | 188000 | 28200 | 28200/4*3-2362.50-7337.50=9050 |

| Год | 343000 | 90000 | 253000 | 37950 | Остаток |

Здесь "Авансовый платёж" рассчитывается нарастающим итогом:

За I квартал: налог за 3 месяца / 4
За I полугодие: налог за 6 месяцев / 4 * 2, минус то, что уже заплатили
За 9 месяцев: налог за 9 месяцев / 4 * 3, минус то, что уже заплатили
В конце года: остаток налога

Формула для авансового платежа (УСН 15%, I кв):

=((SUMIFS(Доходы!C:C, Доходы!A:A, ">=2026-01-01", Доходы!A:A, "<2026-04-01") - SUMIFS(Расходы!C:C, Расходы!A:A, ">=2026-01-01", Расходы!A:A, "<2026-04-01")) * 15%) / 4

Шаг 4: Страховые взносы ИП

Это отдельно от налога. ИП в 2026 году платит:

Фиксированные взносы (обязательны, не зависят от доходов):

ПФР (Пенсионный фонд): 29 000 рублей в год
ФФОМС (медицинский полис): 8 100 рублей в год
Итого: 37 100 рублей в год

Платятся по частям:

ПФР: до 31 декабря текущего года
ФФОМС: до 31 декабря текущего года

Но обычно платят поежемесячно для удобства (примерно 3100 ПФР + 675 ФФОМС = 3775 в месяц).

Дополнительный взнос (если доход выше 300 тысяч рублей):

1% от суммы доходов, превышающих 300 тысяч рублей
Пример: доход 400 000, дополнительный взнос = (400 000 - 300 000) × 1% = 1 000 рублей

| Категория | Сумма в год 2026 | Ежемесячно |

|------------------------|------------------|-----------------|

| ПФР (фиксированный) | 29000 | 2417 |

| ФФОМС (фиксированный) | 8100 | 675 |

| Итого фиксированные | 37100 | 3092 |

| Доп. взнос (при ДОХ>300к) | =MAX(0,(доход-300000)*1%) | переменная |

Вычет взносов из налога (УСН):

Это главное. На УСН вы можете вычесть страховые взносы из налога. То есть платите налог не от полного дохода, а уменьшив его на взносы.

На УСН 6%:

Налог = Доход × 6% - Взносы (но не более чем на 50% от налога)

Пример:

Доход месяца: 100 000
Налог без вычета: 100 000 × 6% = 6 000
Уплачено взносов: 3 500
Налог к уплате: 6 000 - 3 500 = 2 500 (если это меньше 50% от 6000, то ок)
Проверка: 50% от 6000 = 3000, и 2500 < 3000, значит ок
Итоговый налог: 2 500

Если бы взносы были 8000:

Налог без вычета: 6000
Вычет максимум: 6000 × 50% = 3000
Налог к уплате: 6000 - 3000 = 3000

Шаг 5: Пример полного месячного отчёта

Представьте, это январь 2026, вы консультант на УСН 6%:

ДОХОДЫ В ЯНВАРЕ

| Дата | Источник | Сумма |

| 05.01 | Консультация компании "А" | 15000 |

| 12.01 | Консультация компании "Б" | 12000 |

| 18.01 | Онлайн-курс | 8000 |

| 25.01 | Консультация компании "В" | 10000 |

| ИТОГО ДОХОДОВ ЯНВАРЯ | | 45000 |

НАЛОГИ И ВЗНОСЫ В ЯНВАРЕ

| Статья | Формула | Сумма |

| Налог УСН 6% (до вычета) | 45000 × 6% | 2700 |

| Страховые взносы | (ПФР + ФФОМС) | 3100 |

| Вычет взносов из налога | =-MIN(2700 × 50%, 3100) | -1350 |

| ИТОГОВЫЙ НАЛОГ | 2700 - 1350 | 1350 |

| ВСЕГО К УПЛАТЕ (налог + взносы) | 1350 + 3100 | 4450 |

То есть в январе вы заработали 45 тысяч и должны отложить 4450 рублей для налогов и взносов. Это примерно 10% от дохода.

Шаг 6: КУДиР (Книга учёта доходов и расходов)

Для налоговой службы вам нужна КУДиР — это ваш «отчёт» за год. На УСН это основной документ, который вы сдаёте в налоговую. К счастью, в Excel это легко организовать.

Создайте отдельный лист "КУДиР" и скопируйте туда все доходы и расходы из листов "Доходы" и "Расходы":

| 01.01.2026 | | | |

| 05.01.2026 | 15000 | | 15000 |

| 12.01.2026 | 12000 | | 27000 |

| 18.01.2026 | 8000 | | 35000 |

| 20.01.2026 | | 2000 | 33000 |

| 25.01.2026 | 10000 | | 43000 |

В конце года вы распечатаете этот список, подпишете его и отнесёте (или отправите в электронном виде) в налоговую.

Красные флаги и что следить

Когда вести учёт в Excel — оно простое, но хитрое. Смотрите за:

1. Путаница между доходом и прибылью

Доход — это ВСЕ деньги, которые пришли. На УСН 6% налог от дохода. Прибыль — это доход минус расходы. На УСН 15% налог от прибыли. Это разные цифры!

2. Забывают про авансовые платежи

Авансовых платежей в апреле не сделали — в конце года налоговая добавит штраф. Установите напоминания на телефон:

15 апреля: авансовый платёж за I кв
15 июля: авансовый платёж за II кв
15 октября: авансовый платёж за III кв

3. Не планируют для четвёртого квартала

За первые три квартала вы платили авансовые платежи. Но в конце года может выясниться, что налог за весь год больше, и вы должны ещё. Это нечастое, но неприятное сюрприз. Отслеживайте остаток по налогам в течение года.

4. Путают ИНН, ОГРНИП, расчётный счёт

Это не для Excel, но для общего развития:

ИНН — индивидуальный номер налогоплательщика (12 цифр)
ОГРНИП — основной государственный регистрационный номер (15 цифр)
Оба нужны для регистрации. Проверьте, что вы их знаете (есть в письме из налоговой)

Итог

Учёт ИП в Excel — это реально. Вот что вам нужно:

Лист Доходы — учитываете все приходы (только оплачено)
Лист Расходы (если УСН 15%) — все траты
Лист Налоги — автоматический расчёт авансовых платежей
Лист Взносы — фиксированные и дополнительные
Напоминание в календаре — авансовые платежи в апреле, июле, октябре

И самое главное — делайте это еженедельно. Пять минут в пятницу, чтобы записать доходы недели, лучше, чем час в конце месяца, когда вы ничего не помните.

Если у вас вопросы по налогам — обратитесь в налоговую инспекцию или найдите добросовестного бухгалтера на консультацию (обычно это 1-2 тысячи рублей один раз в год). Но основной учёт — в ваших руках.