Учёт ИП в Excel: как вести бухгалтерию без бухгалтера
Учёт ИП в Excel: как вести бухгалтерию без бухгалтера
Открыли ИП и теперь не знаете, как вести учёт? Мысль о том, что нужно нанимать бухгалтера — это хорошо, но не всегда возможно. К счастью, до определённого масштаба бизнеса (примерно 2-3 млн рублей в год) вы можете вести всё в Excel и ничего не потеряете.
В этом посте я покажу, как организовать учёт доходов, расходов, авансовых платежей и страховых взносов ИП в обычном Excel, чтобы налоги не стали неожиданностью в конце года.
Почему Excel, а не 1С или облачная бухгалтерия?
Облачные сервисы типа МойСклад, Яндекс.Касса, Контур.Бухгалтерия стоят деньги (от 500 до 5000 рублей в месяц) и требуют времени на изучение. Excel — это инструмент, который вы уже знаете. Он бесплатный. И в нём достаточно функциональности для ИП на УСН или общей системе до определённого объёма.
Когда нужна настоящая бухгалтерская программа? Когда:
- Вы нанимаете сотрудников
- Ваш оборот превышает 3 млн рублей в год
- Вы работаете на основной системе налогообложения
- Вам нужна интеграция с кассовым аппаратом
Если этого нет — начните с Excel.
Шаг 1: Выберите систему налогообложения (или найдите оптимальную)
Для ИП в России есть несколько вариантов. Две самые популярные:
УСН 6% (доходы)
- Платите налог только от доходов, не от прибыли
- 6% от суммы, которая пришла на счёт
- Авансовые платежи: по 1/3 налога в апреле, июле, октябре
- Проще вести учёт (только доходы, никаких расходов)
- Подходит для услуг, консультаций, торговли с малой наценкой
УСН 15% (доходы минус расходы)
- Платите налог от прибыли (доход минус расходы)
- 15% от того, что осталось после вычета расходов
- Авансовые платежи: по 1/4 налога ежеквартально
- Более сложный учёт, но может дать выигрыш на расходах
- Подходит для торговли, услуг с высокими расходами, производства
Пример: вы консультант, заработали в месяц 100 тысяч:
- На УСН 6%: налог = 100 000 × 6% = 6 000 рублей в месяц
- На УСН 15%: если расходы 30 000 (кофе с клиентами, электричество, ПО), то налог = (100 000 - 30 000) × 15% = 10 500 рублей в месяц
Здесь УСН 6% выгоднее. А вот если вы торговец с расходами 50 000:
- На УСН 6%: налог = 100 000 × 6% = 6 000 рублей
- На УСН 15%: налог = (100 000 - 50 000) × 15% = 7 500 рублей
Тоже выгоднее УСН 6%.
Совет: для большинства ИП на первом году УСН 6% проще и выгоднее. Переходите на 15% только если ваши расходы стабильно выше 50% от дохода.
Шаг 2: Структура таблицы в Excel
Создайте книгу с несколькими листами:
- Лист "Доходы" — все приходы денег
- Лист "Расходы" (если вы на УСН 15% или пока на основной системе)
- Лист "Налоги" — расчёт авансовых платежей и итогового налога
- Лист "Страховые взносы" — фиксированные взносы ИП
- Лист "Квартальный отчёт" — сводка по итогам квартала
Лист "Доходы" — как заполнять
| Дата | Источник дохода | Сумма | Клиент | Оплачено |
|---|---|---|---|---|
| ------------ | ------------------------ | ------- | --------------------- | ---------- |
| 05.01.2026 | Консультация | 5000 | ООО "Рога и копыта" | да |
| 07.01.2026 | Продажа курса | 3500 | Физ. лиц (10 чел) | да |
| 10.01.2026 | Фриланс-проект Upwork | 12000 | Иностранный клиент | нет |
| 15.01.2026 | Консультация | 4500 | ИП Соколов | да |
Почему "Оплачено"? Потому что для налогов учитываются доходы, полученные вами реально (по кассовому методу), а не начисленные. Если клиент обещал, но не заплатил — это не доход.
Формула для суммы доходов по месяцам:
В отдельной таблице создайте сводку:
| Месяц | Доходы |
|---|---|
| ----------- | ----------------- |
| Январь | =SUMIFS(Доходы!C:C, Доходы!A:A, ">=2026-01-01", Доходы!A:A, "<2026-02-01", Доходы!E:E, "да") |
| Февраль | =SUMIFS(Доходы!C:C, Доходы!A:A, ">=2026-02-01", Доходы!A:A, "<2026-03-01", Доходы!E:E, "да") |
| Март | =SUMIFS(Доходы!C:C, Доходы!A:A, ">=2026-03-01", Доходы!A:A, "<2026-04-01", Доходы!E:E, "да") |
Лист "Расходы" (если вы на УСН 15%)
| Дата | Категория | Сумма | Описание | Документ |
|---|---|---|---|---|
| ------------ | --------------------- | -------- | --------------------------- | ---------- |
| 02.01.2026 | ПО и лицензии | 2000 | Подписка Adobe Creative | |
| 05.01.2026 | Канцелярия и ОМ | 1200 | Тетради, ручки, бумага | Чек |
| 08.01.2026 | Коммунальные услуги | 1500 | Электричество офиса | Счёт |
| 12.01.2026 | Интернет и связь | 800 | Интернет за офис | Счёт |
| 18.01.2026 | Профобразование | 5000 | Курс по продажам | Чек |
Важно: на УСН 15% учитываются только те расходы, которые:
- Связаны с вашей деятельностью
- Имеют документальное подтверждение (чек, счёт, акт)
- Не входят в список запрещённых (зарплата себе, штрафы, налоги, подарки)
Формула для расходов по месяцам:
| Месяц | Расходы |
|---|---|
| --------- | ------------------- |
| Январь | =SUMIFS(Расходы!C:C, Расходы!A:A, ">=2026-01-01", Расходы!A:A, "<2026-02-01") |
| Февраль | =SUMIFS(Расходы!C:C, Расходы!A:A, ">=2026-02-01", Расходы!A:A, "<2026-03-01") |
Формула для базы налога (УСН 15%):
| Месяц | Доходы | Расходы | База налога |
|---|---|---|---|
| --------- | --------- | --------- | ------------------ |
| Январь | 25000 | 8000 | =25000-8000=17000 |
| Февраль | 31000 | 9500 | =31000-9500=21500 |
Шаг 3: Лист "Налоги" и авансовые платежи
Это самое важное. Вы должны знать, сколько ИП должна заплатить в налоговую в конце квартала.
УСН 6% (доходы)
Авансовые платежи платятся 3 раза в год:
- До 25 апреля за квартал I (янв, фев, март)
- До 25 июля за квартал II (апр, май, июнь)
- До 25 октября за квартал III (июль, авг, сент)
- До 30 декабря налоговая декларация и остаток налога за год
Минимальный налог — 1% от доходов (только если доход есть, а авансовых платежей не было, из-за чего налог вышел меньше 1%).
| Период | Доходы | УСН 6% | Авансовый платёж |
|---|---|---|---|
| -------- | -------- | -------- | ------------------ |
| I кв | 85000 | 5100 | 5100 до 25.04 |
| II кв | 92000 | 5520 | 5520 до 25.07 |
| III кв | 78000 | 4680 | 4680 до 25.10 |
| IV кв | 88000 | 5280 | Итого за год 20580 |
| ИТОГО | 343000 | 20580 | уплачено 20580 |
Формула для авансового платежа за квартал I:
=SUMIF(Доходы!A:A, ">=2026-01-01", Доходы!C:C) * 6% / 3
Мы делим на 3, потому что авансовый платёж равен 1/3 от квартального налога.
УСН 15% (доходы минус расходы)
Авансовые платежи рассчитываются по прибыли нарастающим итогом:
| Период | Доходы | Расходы | Прибыль | УСН 15% | Авансовый платёж |
|---|---|---|---|---|---|
| ---------- | --------- | --------- | --------- | --------- | ------------------ |
| I кв | 85000 | 22000 | 63000 | 9450 | 9450/4=2362.50 |
| I пол | 175000 | 45000 | 130000 | 19500 | 19500/4*2-2362.50=7337.50 |
| 9 мес | 256000 | 68000 | 188000 | 28200 | 28200/4*3-2362.50-7337.50=9050 |
| Год | 343000 | 90000 | 253000 | 37950 | Остаток |
Здесь "Авансовый платёж" рассчитывается нарастающим итогом:
- За I квартал: налог за 3 месяца / 4
- За I полугодие: налог за 6 месяцев / 4 * 2, минус то, что уже заплатили
- За 9 месяцев: налог за 9 месяцев / 4 * 3, минус то, что уже заплатили
- В конце года: остаток налога
Формула для авансового платежа (УСН 15%, I кв):
=((SUMIFS(Доходы!C:C, Доходы!A:A, ">=2026-01-01", Доходы!A:A, "<2026-04-01") - SUMIFS(Расходы!C:C, Расходы!A:A, ">=2026-01-01", Расходы!A:A, "<2026-04-01")) * 15%) / 4
Шаг 4: Страховые взносы ИП
Это отдельно от налога. ИП в 2026 году платит:
Фиксированные взносы (обязательны, не зависят от доходов):
- ПФР (Пенсионный фонд): 29 000 рублей в год
- ФФОМС (медицинский полис): 8 100 рублей в год
- Итого: 37 100 рублей в год
Платятся по частям:
- ПФР: до 31 декабря текущего года
- ФФОМС: до 31 декабря текущего года
Но обычно платят поежемесячно для удобства (примерно 3100 ПФР + 675 ФФОМС = 3775 в месяц).
Дополнительный взнос (если доход выше 300 тысяч рублей):
- 1% от суммы доходов, превышающих 300 тысяч рублей
- Пример: доход 400 000, дополнительный взнос = (400 000 - 300 000) × 1% = 1 000 рублей
| Категория | Сумма в год 2026 | Ежемесячно |
|---|---|---|
| ------------------------ | ------------------ | ----------------- |
| ПФР (фиксированный) | 29000 | 2417 |
| ФФОМС (фиксированный) | 8100 | 675 |
| Итого фиксированные | 37100 | 3092 |
| Доп. взнос (при ДОХ>300к) | =MAX(0,(доход-300000)*1%) | переменная |
Вычет взносов из налога (УСН):
Это главное. На УСН вы можете вычесть страховые взносы из налога. То есть платите налог не от полного дохода, а уменьшив его на взносы.
На УСН 6%:
Налог = Доход × 6% - Взносы (но не более чем на 50% от налога)
Пример:
- Доход месяца: 100 000
- Налог без вычета: 100 000 × 6% = 6 000
- Уплачено взносов: 3 500
- Налог к уплате: 6 000 - 3 500 = 2 500 (если это меньше 50% от 6000, то ок)
- Проверка: 50% от 6000 = 3000, и 2500 < 3000, значит ок
- Итоговый налог: 2 500
Если бы взносы были 8000:
- Налог без вычета: 6000
- Вычет максимум: 6000 × 50% = 3000
- Налог к уплате: 6000 - 3000 = 3000
Шаг 5: Пример полного месячного отчёта
Представьте, это январь 2026, вы консультант на УСН 6%:
| ДОХОДЫ В ЯНВАРЕ | ||
|---|---|---|
| Дата | Источник | Сумма |
| 05.01 | Консультация компании "А" | 15000 |
| 12.01 | Консультация компании "Б" | 12000 |
| 18.01 | Онлайн-курс | 8000 |
| 25.01 | Консультация компании "В" | 10000 |
| ИТОГО ДОХОДОВ ЯНВАРЯ | 45000 | |
| НАЛОГИ И ВЗНОСЫ В ЯНВАРЕ | ||
| Статья | Формула | Сумма |
| Налог УСН 6% (до вычета) | 45000 × 6% | 2700 |
| Страховые взносы | (ПФР + ФФОМС) | 3100 |
| Вычет взносов из налога | =-MIN(2700 × 50%, 3100) | -1350 |
| ИТОГОВЫЙ НАЛОГ | 2700 - 1350 | 1350 |
| ВСЕГО К УПЛАТЕ (налог + взносы) | 1350 + 3100 | 4450 |
То есть в январе вы заработали 45 тысяч и должны отложить 4450 рублей для налогов и взносов. Это примерно 10% от дохода.
Шаг 6: КУДиР (Книга учёта доходов и расходов)
Для налоговой службы вам нужна КУДиР — это ваш «отчёт» за год. На УСН это основной документ, который вы сдаёте в налоговую. К счастью, в Excel это легко организовать.
Создайте отдельный лист "КУДиР" и скопируйте туда все доходы и расходы из листов "Доходы" и "Расходы":
| Дата | Доход | Расход | Остаток |
|---|---|---|---|
| 01.01.2026 | |||
| 05.01.2026 | 15000 | 15000 | |
| 12.01.2026 | 12000 | 27000 | |
| 18.01.2026 | 8000 | 35000 | |
| 20.01.2026 | 2000 | 33000 | |
| 25.01.2026 | 10000 | 43000 |
В конце года вы распечатаете этот список, подпишете его и отнесёте (или отправите в электронном виде) в налоговую.
Красные флаги и что следить
Когда вести учёт в Excel — оно простое, но хитрое. Смотрите за:
1. Путаница между доходом и прибылью
Доход — это ВСЕ деньги, которые пришли. На УСН 6% налог от дохода. Прибыль — это доход минус расходы. На УСН 15% налог от прибыли. Это разные цифры!
2. Забывают про авансовые платежи
Авансовых платежей в апреле не сделали — в конце года налоговая добавит штраф. Установите напоминания на телефон:
- 15 апреля: авансовый платёж за I кв
- 15 июля: авансовый платёж за II кв
- 15 октября: авансовый платёж за III кв
3. Не планируют для четвёртого квартала
За первые три квартала вы платили авансовые платежи. Но в конце года может выясниться, что налог за весь год больше, и вы должны ещё. Это нечастое, но неприятное сюрприз. Отслеживайте остаток по налогам в течение года.
4. Путают ИНН, ОГРНИП, расчётный счёт
Это не для Excel, но для общего развития:
- ИНН — индивидуальный номер налогоплательщика (12 цифр)
- ОГРНИП — основной государственный регистрационный номер (15 цифр)
- Оба нужны для регистрации. Проверьте, что вы их знаете (есть в письме из налоговой)
Итог
Учёт ИП в Excel — это реально. Вот что вам нужно:
- Лист Доходы — учитываете все приходы (только оплачено)
- Лист Расходы (если УСН 15%) — все траты
- Лист Налоги — автоматический расчёт авансовых платежей
- Лист Взносы — фиксированные и дополнительные
- Напоминание в календаре — авансовые платежи в апреле, июле, октябре
И самое главное — делайте это еженедельно. Пять минут в пятницу, чтобы записать доходы недели, лучше, чем час в конце месяца, когда вы ничего не помните.
Если у вас вопросы по налогам — обратитесь в налоговую инспекцию или найдите добросовестного бухгалтера на консультацию (обычно это 1-2 тысячи рублей один раз в год). Но основной учёт — в ваших руках.